モノ選び

【家庭の書類管理】引き出し+個別フォルダ

一言で書類と言っても、家の権利書や保険証書など保管が長期必要なものから、ポストに投函されるダイレクトメールまで様々ありますね。今回は、頭を悩ませることが多いご家庭に毎日入ってくる類の紙類の管理についてお伝えします。

こんなお悩みありませんか?

  • ダイニングテーブルに何かしらの紙が置いてある
  • 書類を探して数十分たってしまうことがある
  • クリアファイル、ファイルボックスはどう使えばいいの?
  • 数年前の書類が出てくることがある

お越しくださりありがとうございます。藤井ふみ子です。

いまでは小学校で習うお片づけですが、お片づけの中でも書類整理は自己流でされている方も多いのではないでしょうか?

お家には様々な書類がありますよね。

  • すぐに処理が必要な書類
  • 数日~数か月保管する書類
  • 地域情報や子育てフリーペーパー
  • ご近所の地図など頻繁に出さないけれど1年ごとに更新される書類


紙1枚は薄くても、放置していればいつか膨大な量になります。そして量に比例して、書類探しの時間も長くなり、管理に困っている方も多いのではないでしょうか?

日々お家に入ってくる紙類は「入れる→保管する→処分する」の流れをいかにスムーズに行えるかがポイントです。お片づけに「正解」はありませんが、 この記事の内容をぜひ、あなたのお家のお片づけに活かしてくださいね。

書類コーナーの場所を決める

普段使用する機会がめったにない家の権利書などの重要書類と違い、家庭の書類は入れ替わりが激しいものです。ポストに入るダイレクトメール、学校のお便り、自治体が発行する広報…。いらないものであれば、ポストから、または手にした瞬間にごみ箱に入れればいいのですが、お家で数日~数ヵ月保管する紙類もありますよね。

先ほどもお伝えしましたが、「入れる→保管する→処分する」がスムーズになれば、書類管理のハードルをさげ、暮らしが楽になります。

日々の書類は「動線」が最初のポイント。

  • 帰宅後のあなたや家族の動き
  • 書類を処理する場所
  • 不要になった後の保管場所
  • 捨て方

あなたの暮らしの動線上に書類の定位置を設けましょう。反対に、書類を家の中で分散させると管理が大変になります。できれば、日ごろ長く過ごしているリビングやダイニングテーブルの近くの1つのエリアに「書類コーナー」を作れるといいですね。

家の権利書や保険関係の書類などは、重要度は高いでいですが使用頻度が低いもの。日々出入りしない書類なので、クローゼットの奥など「普段は行かないところ」「手が届きにくいところ」で保管しても大丈夫です。

リビングに全て収納すると人のスペースを圧迫しますので、使用頻度で分類し、書類コーナーには使用頻度の高いモノを収納しましょう。

文房具を近くに置く

さらに、あなたのお家の文房具の位置もチェックしてください。会社、自治体、学校のお便りなどは記入したり切ったりすることもありますよね。

文房具と書類が近くにあると動線が短くなり便利です。すぐに処理することができるので「あとでやろう」が減って、あなたも気持ちよく過ごすことができますよ。

文房具が離れた場所にあるときは、ペン・鉛筆・ハサミ・のりなど最低限のアイテムを新たに増やして、書類コーナーに置いておくのも一つの方法です。

使う収納用品

私個人の意見ですが、

フルオープンの深い引き出し個別フォルダA4クリアファイル

が最も使いやすく、楽な書類管理の方法です。

レール付きの引き出し

紙1枚は薄く軽いものですが、ご存じの通り、紙が集まり固まりになるととても重いですよね!

ですから、開け閉めを助けてくれる「レール」が必須になります。

そして「引き出し」は上から見て上から取るタイプの収納方法

「開ける」→「入れる」をスムーズにできると、それだけで管理が楽になりますよね。大きく引き出しが開いてくれるフルオープンレールの引き出しは書類管理に適した収納と言えます。

上の写真には「1日~1年単位」で入れ替わる紙類を収納しています。レシピ集や通院に必要なもの等、ある程度の「かたまり」になっている書類は別の場所に収納しています。(引き出しの横の扉の中です)

レールがあればフルオープンにならなくても良いのですが、引き出しが全部前に出てきてくれないと、 開口部が小さくなります。紙のサイズよりも開口部が小さいと、出し入れするときに紙が家具にひっかかったり、折れたりするかもしれません。そうなれば、折れないように手を動かしたり、何かを押さえたりなどの動作をすることになり、「使いにくい」にリンクします。

そして、レールなしの家具でも開口部を大きくする方法はもう一つあります。それは大Kな家具を選ぶこと。家具そのものの奥行きがあれば、レールは必要ありません。ですが、リビングやダイニングに、それだけ大きな家具を置く方はあまりいらっしゃらないかと思います…。

結論として、やはり軽く引き出せて開口部を大きくできるフルオープンレールがベストです!


これから家具を購入される方は、フルオープンのものを選ばれると良いと思いますよ。(予算オーバーでも検討の価値、ありますよ~!)

藤井ふみ子

わが家は食器棚を使っていますが、学習机の袖机の引き出しなどもフルオープンレールが付いていることもありますよ。

レール付きの引き出しがない場合は、ファイルボックスでも管理できます。詳しくは記事の後半でお伝えしますね(^^)

個別フォルダ

わが家で使用しているのはコクヨのPP個別フォルダです。



書類整理でまず思いつくのは、よく見る一般的なクリアファイルかと思いますが、クリアファイルには注意点が2つあります。

  • 収容枚数がコピー用紙20枚程度
  • 「めくる」という動作が必要になる

一方で、コクヨのPP個別フォルダは1枚のプラスチックを単純に2つ折りにしたような形状をしています。収容枚数も多く、開くのも簡単。「上から入れる」という単純な収納アイテムなので、同じく「上から見て上から出し入れする」という引き出しと相性が良いのです。

藤井ふみ子

手元にある書類を上からドンドン入れるだけ!

「引き出しを開ける」→「該当カテゴリにの個別フォルダに入れる」→「引き出しを閉める」の3アクションでOKです

個別フォルダは両端が接着されていません。だからこそ出し入れしやすいのですが、持ち運ぶのには不向き。サイドから紙がバラバラと落ちてしまいます。「どこで使うのか?」ということも意識しながら書類を分類しましょう。
ときどき持ち出すのなら、枚数が少ない場合でもクリアファイルに入れたうえで個別ファイルに収納すると便利です。(持ち出すたびに「取り出す→クリアファイルに入れる」という作業をしないということです)

A4クリアファイル

1つの個別フォルダの中で、さらに分類したいときにA4家にサイズのクリアファイルを使います。

家に入ってくる紙は、サイズもバラバラですが、どんな小さなものもA4のクリアファイルを使用することがポイントです。

紙のサイズに合わせてB5やA5を使うと、「個別フォルダを大きく開いて探す」という手間が発生してしまいます。上部がそろっているとラベルも見えやすいので、探すときの負担が減ります!

ラベリングについて

種類も数も多い書類!

すべての種類や場所を記憶しておくことは、まずできません。必ずラベリングしましょう。ラベリングすることで、家族からの「あの書類どこ?」が減りますし、聞かれた場合も「その引き出しの〇〇の中探して~」と指示をすることができます。

わが家では、

  • 個別フォルダ→テプラ+色シール
  • フォルダ内のクリアファイル→フィルムタイプのふせんに手書き

というラベリングをしています。

人別に色分けラベリング

人別に色を決めることで、感覚的にわかりやすくする工夫をしています。

夫はブルー、私はピンク、長男はグリーン、長女はオレンジ、家のものはイエロー。

色で「かたまり」を作ることにより、端から文字をよんで探すということをしなくて済むのです。例えば夫が自分のものを探したいときは、ブルーのところだけ探せばいいんですね。

ふみ子

書類以外にも、服を収納している収納ケースでも「色+アイテム」のラベリングを使っています!

文字が読めない小さな子どもでも、色なら区別ができますよね。学用品やおもちゃなどの、子どものお片づけにも活かせると思いますよ♪

使用しているシールは【HIGHTIDE ハイタイド】シースルードットステッカーです。手帳向けに作られていますが、フィルムタイプなので丈夫だし発色も良く、おススメです!


ふせん

今のところ、わが家では100円ショップダイソーのフィルムタイプのふせんを使用しています。

A4クリアファイルに白いシールを貼ってラベリングする方法もありますが、わが家には合いませんでした。様々なラベリングがネットで紹介されていますから、あなたに合った方法を探してみてくださいね。

紙タイプは、使っているうちに折れたり、汚れたり、紙が削れて文字が読めなくなったりしました。

インデックスがぴょこっと出ていると一目瞭然。(見た目あまり気にしないタイプです~!)
↓↓

書類整理アイテムの収納

上でご紹介したシールやふせんなどの書類管理に必要なアイテムも、引き出しの中に収めています。

引き出しの手前の方に立てて収納している、100円ショップのケースの中には、色分けのためのシールや、インデックスシール、貼ってはがせる白シールなどが入っています。

購入時のパッケージは処分して、同じサイズの袋に分けて入れています。透明な袋も100円ショップで購入しました。ここも、シールのサイズに関わらず同じ大きさの袋を使用しています。


必要なモノをまとめて収納しておくことで、使いやすく、そして片づけやすくなります。
(メイク用品がお化粧ポーチに入っているのと同じ要領で「グルーピング」と言います)

書類整理に必要な穴あけパンチなどはかさばるので、別の場所に保管しています。

番外・ファイルボックス+個別フォルダ

個別フォルダは、下の写真のようなファイルボックスで使用することもあります。

ただ、 個別ファイルの「上からポイポイ入れられる」という長所を最大に活かすには、上部に空間が必要です。 「手の通り道」としての空間です。

例えば、3段カラーボックスの最上段、キッチンカウンターなどは、フルオープンレールの引き出しと同じように使いやすい場所と言えるでしょう。

SNSでは棚にずらりとファイルボックスを並べた写真が良く人気です。見た目もそろっていてキレイですよね。ですが、棚に置いく場合は注意が必要です。

上部に空間がない場合は、書類を個別フォルダに入れる前に、重いファイルボックスを手前に出すという動作が必要になります。

個別ファイルは該当するフォルダを片手で開いて、もう一方の片手で紙を入れるという使い方をするので、棚から出したファイルボックスはどこかに置かなければいけません。

藤井ふみ子

個別ファイル+ファイルボックスという使い方は、上部に空間があるかないかで使い勝手が大きく変わるので注意が必要です!

書類の分類と量について

個別フォルダを使う時は、分類と量もポイントです。

下の2枚の写真を見比べてみてください。どちらが、書類の出し入れがしやすいと思いますか?


1つの個別フォルダの厚みが1~1.5センチになるように量を調整すると、ラベルが見やすくなります。
入れる量が少ないとインデックスが重なり1つ1つ確認することになってしまいます。時間の節約になりますので、書類の分類(種類分け)を工夫してみてくださいね。

個別フォルダの厚みが1センチに満たない場合は、クリアファイルを使って個別フォルダ内でさらに分類しています。

逆に厚くしすぎるとインデックスの位置が下がり、ラベリングが見えなくなってしまいます。ご家庭によって保管が必要な書類は違うので、あなたのお家に合わせた仕組みを作ってくださいね。

まとめ

いかがでしたか?

日々入れ替わる書類の収納方法をお伝えしました。

  • すぐに処理が必要な書類
  • 数日~数か月保管する書類
  • 地域情報や子育てフリーペーパー
  • ご近所の地図など頻繁に出さないけれど1年ごとに更新される書類

こういった紙類は使い方も保管期間もバラバラなものだからこそ、難しいですよね。管理のポイントは「いかにスムーズに、その場で処理できるか」です。仕組み作りは大変ですが、定位置をしっかり決めておけば探す時間は確実に減ります。

ぜひぜひ、あなたの暮らしに合った書類コーナーを考えてくださいね!あなたのお片づけを応援しています。

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