家に存在する「紙類」は多種多様。自治体のお知らせ、病院、子どもの幼稚園や保育園、学校、おでかけ情報、そして仕事…。
書類管理で頭を悩ませるのは「何を、どのような形態で保管するのか？」ですよね。
この記事では、バインダーを使った書類管理の方法と、便利なアイテムをご紹介します。
こんにちは！
子どもの生きる力と
家族の助け愛を育む
モノとココロのお片づけ専門家
藤井ふみ子です。
あなたは書類管理でこんなお悩みありませんか？
- どのアイテムを選べば使いやすいかわからない
- ついダイニングテーブルの上に置いてしまう
- 「あの書類どこに片づけた？」と探す事が多い
- 一時的に避難させるつもりで書類をいれた紙袋がずっとある
世の中には様々な書類収納術が紹介されていますが、他の収納と比べて使うアイテムも収納場所も様々で、どれを選べばいいか迷ってしまいますよね。
最初にお伝えしておくと、他のモノの収納と同じで、書類管理も「絶対的な正解」というものはありません。
多くの方法から、あなたが管理しやすいものを選ぶことが必要です。
今回は、わたし藤井ふみ子がしている「30穴A4バインダーを使った書類管理」についてお届けします。
バインダー整理に絶対オススメのアイテムもご紹介しますので、是非最後までお読みになって、あなたの書類管理の選択肢を増やしていただけたらと思います。
では早速まいりましょう！
書類管理、まず考えることは？
書類の片づけでも、まずはじめにするのは「要る・要らない」をわける整理作業ですが、これは書いていると長くなるので割愛します。今回は、必要な紙類を選び終わったところから、どのように管理していくのかをお伝えしますね。
まずすることは、紙の量と使用頻度のチェックです。
枚数に適した収納方法を選ぶ
生活に必要な書類を「大分類」「中分類」「小分類」に分けていき、その最小のカテゴリの枚数で、収納方法が違います。
おおざっぱにいうと、少なければクリアファイルに入れ、多ければバインダーや箱などに「まとめて収納」します。
特徴を見分ける
枚数以外にも、「どのように日常で使うのか」「いつ使うのか」「使うときには時間の余裕があるのか？」といったことからも選ぶ収納方法を変えています。
- １カテゴリの枚数が少ない
- 不定期で入れ替えがある
- 使用する瞬間は決まっていないが念のため保管したい
これらにあてはまる書類の片づけで重要なのは
「すぐに定位置に入れることができる」
「定位置がわかりやすい」
「量の管理がしやすい（捨てやすい）」
この３つです。不定期に家に入ってくるので、その瞬間に片づけられるような仕組みがベスト。
穴を開けたり、インデックスを貼ったりという収納方法を選んでしまうと「今は時間がないから後でしよう」となりがちです。そして先延ばしした結果、ある場所に積み重なり、手をつけるのが億劫に…。
こういった書類は、「個別ファイル」を使った書類管理がオススメです。他の記事で詳しく紹介していますので、ぜひチェックしてください。
そして、反対にバインダー管理がオススメなのは、下記のような特徴の書類です。
- １カテゴリの枚数が多い
- 重要な情報が記載されている（要保管）
- 家族と情報共有したい
１カテゴリの枚数が多い
クリアファイルは書類管理の優秀な収納アイテムですが、適切な収容枚数があります。ホームセンターや文具点、100円ショップで見かけるものは約１０枚。それ以上入れると形が崩れますし、枚数が多くなれば当然、書類も探しにくくなります。
お片づけでは「覚えやすい」というのも重要なポイントです。
「大分類」「中分類」「小分類」と分けた結果、「これでひとまとまり」と覚えやすい「あるカテゴリの書類」の枚数が多い場合は、クリアファイル以外の収納方法を選ぶほうがベターです。
重要な情報が記載されている（要保管）
クリアファイルは２方向が空いていますので、可能性は低いですが紛失する可能性がありますよね。特に重要なものであれば、そのリスクのない方法を選びたいところです。
家族に共有したい
例えば病院関係や子どもの教育関係など、自分だけでなくパートナーと情報を共有したいときは、「情報が整理されている」ことが重要です。
「40枚の紙が一箇所に集められている」
これだけでは、「探す」というハードルが高すぎます。いかに「関わりたい」という気持ちがあっても、難しければ行動に移すことができません。やる気を萎えさせてしまってはもったいないですよね。
子どもの書類なら「学校に提出する白紙の意見書はこのバインダーの後ろから２番目」などと覚えておく必要はないんです。
「この学校バインダーにある」がわかれば十分。必要な時に開開いて、その時にインデックスがあってすぐに見つかる。この状態を作ることが、情報共有につながります。
藤井家でバインダー管理している書類
最初にお伝えしたとおり書類管理の方法に絶対的正解はありませんが、私の家の分け方もご紹介しますね。よかったら参考にしてください。
私の家では、以下のカテゴリの書類をA４バインダーで管理しています。
- 病院関係（家族で１冊）
- 子どもの保育園＆幼稚園（長男１冊、長女１冊）
- パソコン＆ネット関係（Wifiなど家で１冊、私個人のもの１冊）
- 手紙（住所録、家で１冊）
- 保険（家で１冊）
- 税金・市役所関係（家で１冊）
- 私の仕事関係（顧客管理、受講中の講座資料など）
私個人所有のバインダーが30冊以上ありますが、家庭を運営するための書類管理で、しかもバインダーを使う必要があるものはそう多くないと思います。（※子どもの習い事が多い場合は違ってきそうですが）
ちなみに家の権利書関係は触る事がないため、不動屋さんからもらったまま「箱」に入っています。
手間を天秤にかける
書類の収納方法を選ぶときのもうひとつの視点は、「書類を定位置に納めるときの手間」と「探すときの手間」を天秤にかけること。
どちらを優先すると良いのか？
もちろんこれは、人それぞれ！あなたはどちらを優先しますか？
私はどちらも叶えたいなぁ〜と思って試行錯誤した結果、いまの管理方法に落ち着きました。（最初は１００円ショップで安く済まそうと考えていましたが、今は投資に見合うだけのリターンを感じたので色々揃えています！←失敗もたくさんしています笑）
オススメのバインダーとその理由
バインダーのメリットとしては、
- 多くの紙が収納可能
- オプションアイテムも多いので探しやすくする工夫ができる
- バインダーそのものを立てて収納することができる
といったものがあります。
そんなバインダーですが、これがまた、いろんな種類があるんですよね。きっと、あなたも「どれがいいの？」と迷うと思うのですが、私がいろいろ使ってみた結果、「これだ！」と思ったものをご紹介します。
それは「A4の30穴バインダー」です。
私が使っているのは無印良品のものですが、重要なことはメーカーではありません。30穴でA4サイズに統一されているということが、管理を楽にする面でも、見た目が整っているという面でも、とても重要になります。
なぜA4なのか？
これは他の書類管理のブログでもお伝えしているのですが、今ではほとんどの紙の基本サイズがA4だからです。
例えば、病院関係の紙はサイズがバラバラですが、診察券は名刺用のリフィル、血液検査の紙はリフィルをバインダーに追加して保管する事ができます。
もし、それぞれのサイズで収納アイテムを用意すると・・・
「診察券」「お薬手帳」「血液検査」「予防接種表」など、ファイルの数が多くなりますよね。しかもそれぞれのファイルがいっぱいになることは、まずありません。それは、より大きな収納スペースが必要になるということです。
A4バインダーの中を区切っていくことで、収納スペースもコンパクトにすることができます。
バインダーはどのメーカーでも良いですが、定番のアイテムを選んでおくと追加がしやすいです！
見た目がすっきりするメリットもありますよ〜。
なぜ３０穴なのか？
これは「まとめやすく、探す時のストレスがない」からです。
写真をご覧ください。
30穴のバインダー
↓↓↓
２穴リングタイプのバインダー
↓↓↓
挟んでいるリフィルは無印良品のもので、まぁまぁ厚手のものなのですが、お気づきでしょうか？
実は、２穴リング式とこのリフィルの相性ってすごく悪いんです！！
経緯をお伝えします・・・
ここからは、なぜ私がリーズナブルな２穴リングではなく、少し高価な３０穴のバインダーに行き着いたのか？
その経緯をお話しますね。
子どもの入園入学で配布される書類って本当にバラバラなんですよね。サイズも違うし、片面印刷のものもあれば両面印刷のものもあります。
その中で最も困ったのが、冊子タイプの「しおり」でした。
冊子になっているくらいなので、非常に重要なものです。卒業まで保管する必要があります。
カテゴリはもちろん「幼稚園」「学校」ですが、冊子になっているため穴をあけることができません。
収納を考えたとき、「子ども別にバインダーを用意して、その横に冊子を置く」という方法でもよかったのですが、できれば「バインダー１冊にしたい！」と思ったんです。
しおりのサイズはB5で、夫が見落とす可能性もあるので（＾＾；
「一箇所にまとまっている」ということを重視したんですね。
なので、当時持っていた２穴リングのものにリフィルをつけて、しおりを入れてみました。
どうなったか・・・
・・・・
・・
リフィルが・・・
ずれる・・・
中に入れたものの重みで、バインダーを持ち上げたときにリフィルだけ落ちるんです。
リフィルにはもともと穴がありますが、２穴リングタイプで固定さるのは当然ながら２つだけ。
子どもの書類はほどんど開きませんので、落ちていてもよかったのですが・・・ストレスを感じました。
そしてリフィルもくしゃっとなってしまう。
こういうことがあって、３０穴のA4バインダーがベスト！という結論に行き着いたのです。
このあと詳しく「オススメアイテム」の項でお伝えしますが、書類を使いやすく管理するにあたって、リフィルは外せないアイテム！！
相性は重要です。
バインダー管理にオススメのアイテム
ここからは私が使っていいな、と思ったアイテムをご紹介しますね。
30穴の穴あけパンチ
書類管理の必須アイテム！
サイズも大きいし、２穴パンチと比べると高価格。購入前に「本当にいる？」「ここまで用意しなくてもなんとかならないかな？」と思いましたが、使ってみると非常に便利です。強くオススメします。
我が家の「購入前に迷ったけど買ってよかったモノBest３」に入るといっても過言ではありません。
家に入ってくる書類は
- 個別フォルダ＋クリアファイル収納
- A４バインダー
ほぼこの２択。
これがあるおかげで、「個別ファイルで管理しない紙は穴をあけて綴じるだけ」というシンプルな２ステップで書類管理ができています。紙サイズがB5でもA5でも、角を落として穴をあければA4バインダーに綴じる事ができます。
リフィル
穴を開けられないモノの保管に適しています。
園や学校に提出する意見書はコピー後カットして、数枚用意してます。（診察券と母子手帳を入れているケースにも１枚入れていますが）
リフィルにはいろんな種類があり、A4サイズが入るサイズ、A4の半分、ハガキ、名刺サイズなど複数のポケットにわかれたものもありますね。最近は１００円ショップで、ライブなどで飛んでくるテープ（？）を保管するためのリフィルなども見かけました。
一覧できるところが良いですね！
リフィルから落ちるのが心配な場合は、ジッパー付きのものも売られています。
ダイソーにはボタンタイプのフタがついているポケットとか、色々ありました！配送伝票や切手なども管理しやすそうですね。
インデックス・その１
バインダーの中をさらに分類すると、情報を探しやすくなります。
書類管理が苦手という多くの人は、最後の最後まで定位置を決めない事が一番の原因です。
頑張って〜！
一番最初が面倒ですが、効果は抜群ですから！
私個人が受講している講座資料の目次にはこのシールタイプを使っています。自分が覚えていて自分が理解できればOKなので、簡単に。
インデックス・その２
この写真のインデックスには特徴があります。
それは「上」についていること。
ショップによく並んでいるものや、上で紹介した「インデックスその１」は横（サイド）に付けますが、これは上でもカテゴリを分ける事ができます。
つまり、バインダーにとじた書類を２段階分類したい場合に使うことができます。
上のインデックスで大きく中分類をして、さらに横（サイド）部分のインデックスで小分類をする、ということが可能です。
我が家では保険関係や病院のバインダーの中を「人別」に分けるときに上インデックスを使っています。そして、それぞれをまた横（サイド）インデックスで分けていく・・・といった具合です。
写真のものは１００円ショップで購入しましたが最近見かけません。上インデックスのものは文具メーカーから出ていますし、無印良品で紙素材のものがあります。
あまり使わない書類なら、しっかりしたものを用意しなくても付箋を上にtうけるだけでも、探すことがかなり楽になりますよ（＾＾）
「個別フォルダ＋クリアファイル収納」でも大活躍中のフィルムタイプのふせん（ダイソー）
↓↓↓
すぐ動くための工夫
最近講座を受講することが多いので、空のA4ファイルをいくつか用意しています。こうすることで「アイテムがない」という壁をなくすことができます。白のテプラで、ラベリングも途中まで完成させています♩
（あとで講座名のラベルをテプラで作りますが、時間が取れない時はマスキングテープで仮ラベリングします）
場所も要チェック！
新しいクリアファイルや、ふせんも多めに用意して、仮置きであっても「すぐにわかる状態」にするのも、書類探しの時間をなくす工夫です。
ここまで「収納アイテム」という小さな枠についてお届けしてきましたが、どんなに良いアイテムを使っても場所があっていないと焼け石に水です。
書類の定位置が、使う場所や生活の動線から離れていると紙はダイニングテーブルやキッチンカウンターに積み重なります笑。
せっかくなので、書類の定位置も見直してみてくださいね（＾＾）
まとめ
いかがだったでしょうか？
書類管理でぶつかる壁のひとつに、「先延ばし」があるように思います。
そして、先延ばししてしまう理由は「選択の多さ」なんですね。特に、どのアイテムを選べばいいかわからないことで、一時的な保管場所のつもりでちょい置きしたり、なんとなくクリアファイルに押し込む・・・ということが起こります。
ですが、
「使う収納アイテムの種類を少なくする」
「管理のステップを簡単にする」
この２つを意識してシステム作りをすることで、書類管理のハードルがぐっとさがります。
ぜひ、今回の記事を参考に、あなたが楽だと感じる書類管理システムを作ってください。そうすることで、紙モノに悩まされることなく、必要な情報を保管することができ、毎日の暮らしが楽にスムーズになります。情報を活かして、自分や家族の豊かさを作ることもできます。
あなたが今日できる書類のお片づけには、どんなものがあるでしょうか？
クリアファイルにふせんでラベリングをする、というのは簡単にできて効果の高い書類管理ひとつです。
あなたの行動ひとつひとつが整ったお部屋と豊かな未来を作ります。
がんばってくださいね！
それでは、ここまでお読みくださりありがとうございました。
自分と家族のためにお片づけを頑張るあなたを応援しています。
藤井ふみ子
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